จัดการสต็อคร้านยาอย่างมืออาชีพ — ระบบวันหมดอายุ Lot Tracking และ FEFO
ทำไมการจัดการสต็อคร้านยาถึงยากกว่าร้านค้าทั่วไป?
ร้านขายยาไม่เหมือนร้านค้าทั่วไป — สินค้าทุกชิ้นมี วันหมดอายุ ยาที่หมดอายุไม่ใช่แค่ขายไม่ได้ แต่อาจเป็นอันตรายต่อผู้บริโภค และยังผิดกฎหมายอีกด้วย การจัดการสต็อคจึงเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจร้านขายยา
ปัญหาที่ร้านยาเจอบ่อย
1. สินค้าหมดอายุโดยไม่รู้ตัว
สินค้ากว่า 3,000–5,000 รายการ แต่ละรายการมีวันหมดอายุต่างกัน ถ้าตรวจด้วยตาทุกวัน เป็นไปไม่ได้ ต้องอาศัยระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ
2. ขายสินค้า lot ใหม่ก่อน lot เก่า
เมื่อรับยาเข้ามาใหม่ มักวางซ้อนทับของเก่า ทำให้ขาย lot ใหม่ออกก่อน ส่วน lot เก่าค้างอยู่จนหมดอายุ
3. ไม่รู้ว่าสินค้าไหนต้องสั่งเพิ่ม
ไม่มีระบบแจ้งเตือนสินค้าใกล้หมดสต็อค ลูกค้ามาซื้อแล้วไม่มีของขาย เสียโอกาสขาย
3 ระบบที่ช่วยแก้ปัญหาสต็อคร้านยา
1. Lot/Batch Tracking
ทุกครั้งที่รับยาเข้าสต็อค ระบบจะบันทึก:
- เลข Lot/Batch — รู้ว่ายามาจาก lot ไหน
- วันหมดอายุ ของแต่ละ lot
- จำนวนคงเหลือ ของแต่ละ lot แยกกัน
- ต้นทุน ของแต่ละ lot (ราคาซื้ออาจต่างกัน)
ประโยชน์: เมื่อลูกค้าร้องเรียนปัญหายา สามารถตรวจสอบย้อนกลับถึง lot ที่ขายไปได้
2. FEFO — First Expired, First Out
FEFO เป็นหลักการที่ว่า ของที่หมดอายุก่อน ต้องขายออกก่อน
ระบบ POS ที่รองรับ FEFO จะ:
- แนะนำ lot ที่ควรขายก่อน (lot ที่หมดอายุเร็วที่สุด)
- หัก stock จาก lot ที่ใกล้หมดอายุก่อนอัตโนมัติ
- แจ้งเตือนเมื่อมี lot ที่ใกล้หมดอายุค้างอยู่
3. การแจ้งเตือนอัตโนมัติ
ระบบแจ้งเตือนที่ดีต้องครอบคลุม:
- สินค้าใกล้หมดอายุ — เตือนล่วงหน้า 30/60/90 วัน (ตั้งค่าได้)
- สินค้าหมดอายุแล้ว — แจ้งให้ดึงออกจากชั้นทันที
- สินค้าใกล้หมดสต็อค — เตือนเมื่อจำนวนคงเหลือต่ำกว่า minimum ที่ตั้งไว้
- สินค้าค้างสต็อคนาน — สินค้าที่ไม่มียอดขายเป็นเวลานาน
วิธีตั้งค่าระบบสต็อคใน PharmacyShop
ตั้งค่าสินค้า
1. ไปที่เมนู สินค้า → เลือกสินค้าที่ต้องการ
2. ตั้ง minimum stock (จำนวนขั้นต่ำที่ควรมี)
3. ตั้ง หน่วยขาย หลักและหน่วยย่อย (เช่น กล่อง → แผง)
รับสินค้าเข้าสต็อค
1. ไปที่เมนู สต็อค → รับสินค้าเข้า
2. สแกนบาร์โค้ดสินค้า
3. กรอก จำนวน, เลข Lot, วันหมดอายุ, ต้นทุน
4. ระบบบันทึกแยก lot ให้อัตโนมัติ
หรือจะ Import จาก CSV ก็ได้ — ใช้ KEYRYON Converter แปลงไฟล์จากผู้จำหน่ายมาเป็นรูปแบบที่ PharmacyShop ต้องการ
ดูรายงานสต็อค
- สินค้าใกล้หมดอายุ — เรียงตามวันที่จะหมดอายุเร็วที่สุด
- สินค้าหมดสต็อค — รายการที่ต้องสั่งซื้อเพิ่ม
- มูลค่าสต็อค — รู้ว่าเงินจมอยู่ในสต็อคเท่าไหร่
เปรียบเทียบ: ก่อน vs หลัง ใช้ระบบจัดการสต็อค
| | ก่อน (จัดการด้วยมือ) | หลัง (ใช้ PharmacyShop) |
|---|---|---|
| ตรวจหมดอายุ | ตรวจด้วยตา สัปดาห์ละครั้ง | แจ้งเตือนอัตโนมัติทุกวัน |
| สินค้าหมดอายุทิ้ง | 5–10% ของสต็อค | ลดลงเหลือ < 1% |
| สั่งซื้อเพิ่ม | นึกได้ก็สั่ง | ระบบแจ้งเตือนทันที |
| รู้ต้นทุนแท้จริง | ไม่รู้ | ดูได้แบบ real-time |
| ตรวจสอบย้อนหลัง | ทำไม่ได้ | ดูประวัติ lot ได้ทันที |
สรุป
การจัดการสต็อคร้านยาที่ดีต้องอาศัย 3 ระบบหลัก: Lot Tracking, FEFO, และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ PharmacyShop มาพร้อมทั้ง 3 ระบบ ช่วยลดสินค้าหมดอายุทิ้ง ลดเงินจมในสต็อค และให้คุณบริหารร้านยาได้อย่างมืออาชีพ
